Warmflake er en ung Med Tech bedrift som for tiden leverer løsninger til forsvarssektoren. Selskapet er part i FoU-prosjekter i forsvarssektoren, og har hatt sine første leveranser av banebrytende livreddende utsyr til blant annet Ukraina. Den faglige og forretningsmessige hovedinnretningen er så langt å utvikle det såkalte Warmflake-systemet for å motvirke prehospital hypotermi for skadde blødende soldater. Altså å holde skadde blødende soldater varme slik at blodet lett kan koagulere både under evakuering og operasjon på feltsykehus.
I vår voksende virksomhet har vår daglige leder behov for støtte/avlasting.

Om rollen

Vi søker en strukturert, selvstendig og pålitelig ledelses- administrativ assistent i 50 % stilling for å avlaste daglig leder. Rollen kombinerer administrasjon, budsjettoppfølging, logistikk samt ansvar for oppfølging av styrearbeid. Personen vil være en nøkkelressurs i daglig drift og ha ansvar for koordinering av kundedialog, møteoppfølging, produksjons- og logistikkoppføling samt støtte til ledelsen.

Dette passer for en selvstendig person som ønsker tett kontakt med næringslivet og ansvar for sentrale administrative prosesser i en voksende virksomhet.

Hovedoppgaver
Administrasjon budsjett og drift
• Dialog/oppfølging med økonomiansvarlig om budsjettet
• Daglig administrasjon så som
• E-post, koordinering og løpende dokumenthåndtering
• Møtekoordinering, reiseplanlegging, arrangementer og kalenderadministrasjon
• Digital arkivering og organisering av dokumenter i en fornuftig struktur
• Utarbeide enkle rapporter og oversikter.
• Strukturere og forbedre interne arbeidsflyter.

Styreoppfølging (sentral del av rollen)
• Planlegge og koordinere styremøter, herunder styringsgruppemøter og generalforsamlinger.
• Utarbeide og sende ut møteinnkalling og agenda.
• Skrive, kvalitetssikre og følge opp styreprotokoller.
• Håndtere elektronisk signering av protokoller og dokumenter (for eksempel via Signant, BankID, m.m.).
• Registrere protokoller og relevante saker i Brønnøysund når nødvendig.
• Arkivering og strukturering av styredokumentasjon.
• Sikre korrekt formalia og tidsfrister.

Logistikk, forsendelse og lager
• Pakking av bestillinger (små/mellomstore produkter).
• Beherske tollregler og merverdiavgiftsbestemmelser
• Bestille frakt via Posten, Bring, DHL, UPS eller andre aktører.
• Opprette og følge opp sporingsnummer til leveransen er fullført.
• Kundekommunikasjon ved forsinkelser, avvik eller retur.
• Enkel lagerstyring (beholdning, emballasje, rekvisita).

Kunde- og næringslivskontakt
• Proaktiv kommunikasjon med B2B-kunder, distributører og samarbeidspartnere.
• Svare på kundehenvendelser og være et profesjonelt kontaktpunkt.
• Oppfølging mot mulige samarbeidspartnere.
• Representere selskapet utad med service og struktur.

Ansvarsområder
• Fullt eierskap til forsendelses- og leveringsprosesser.
• Strukturert og korrekt håndtering av styrearbeid og protokoller.
• Ukentlig rapportering til ledelsen på drift, budsjett, logistikk og administrasjon.
• Tett koordinering med daglig leder om oppgaver og tidsfrister.
• Initiativ til forbedring av rutiner og systemer.

Kvalifikasjoner
Må-krav
• Erfaring fra administrasjon, kontorledelse, budsjett, logistikk eller koordinatorroller.
• Erfaring eller trygghet rundt styrearbeid, møteprotokoller og signeringsprosesser.
• Svært god struktur og selvstendighet.
• Gode skriftlige og muntlige ferdigheter på norsk og engelsk.
• God digital kompetanse (Office/Google, CRM, signeringsverktøy, fraktportaler).

Ønsket, men ikke krav
• Erfaring med forsendelser og fraktløsninger.
• Kjennskap til Brønnøysundregistrene.
• Erfaring fra mindre selskaper/«startups».
• Interesse for entreprenørskap og vekstprosjekter.

Personlige egenskaper
• Selvstendig og tar ansvar for egne prosesser.
• Strukturert og ryddig -- spesielt på protokoller og dokumentasjon.
• Initiativrik og handlekraftig.
• Profesjonell og god representant utad til selskapets omgivelser.
• Løsningsorientert og komfortabel med å finne praktiske løsninger.

Arbeidssted og arbeidstid
• 50 % stilling, fleksibel arbeidstid (men for eksempel mellom 10-14).
• Kombinasjon av hovedsakelig hjemmekontor og fysisk oppmøte (ved pakking, møter, lager).
• Muligheter for økt stillingsprosent ved vekst.

Vi tilbyr
• Varierte oppgaver og stort ansvar.
• Tett samarbeid med gründere og næringsliv.
• En rolle der du bygger struktur og profesjonalitet i selskapet.
• Muligheter for vekst innen drift, styrearbeid og koordinering.

Søknadsprosessen
• Kort søknad med CV kan også leveres pr e-post til: post@warmflake.com .
• Tiltredelse så snart som mulig i løpet av 2026.
• Lønn etter avtale.

Søknadsfrist: 10 desember 2025.